Informacja na temat zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych w DIBAQ POLSKA Sp. z o.o.

Niniejszy dokument zawiera informacje o tym, jak firma DIBAQ POLSKA Sp. z o.o.  pozyskuje i przetwarza Państwa dane osobowe w związku z zamówieniami i dostawami oferowanych towarów, w trakcie procesu reklamacji towarów, w ramach prowadzenia strony internetowej oraz relacji dostawca-klient. Jednocześnie informujemy o Państwa prawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Przetwarzanie przez nas danych osobowych regulują przepisy prawne, w szczególności rozporządzenie 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych oraz uchylające dyrektywę 95/46/WE (w sprawie ochrony danych osobowych), zwane dalej "Rozporządzeniem UE" lub „RODO”, które weszło w życie w dniu 25 maja 2018 r. oraz ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie w związku z prowadzoną przez DIBAQ POLSKA Sp. z o.o.  działalnością handlową, zapytaniami ofertowymi, zamówieniami i dostawami towarów oraz zamierzonym celem ich przetwarzania. Nasze produkty oferujemy na stronie internetowej: www.fitmin.pl, którą zarządzamy. Strona internetowa zawiera kompletne informacje o danym produkcie, jak również kompletne informacje na temat ochrony danych osobowych.

Niniejszy dokument będzie aktualizowany regularnie, jeśli pojawi się konieczność jego aktualizacji. Zaktualizowana wersja zasad będzie obowiązywać od momentu ich publikacji na stronie internetowej.

Chronimy Państwa dane osobowe w możliwie największym stopniu, który odpowiada poziomowi technicznemu dostępnych nam zasobów. W firmie DIBAQ POLSKA Sp. z o.o. obowiązują wewnętrzne zasady ustalania, którzy pracownicy mogą mieć dostęp do danych osobowych i w jakim zakresie mogą je przetwarzać.

Zachęcamy do uważnego przeczytania niniejszych informacji. Zrobiliśmy wszystko, aby były jak najbardziej zrozumiałe. Jeśli cokolwiek nie jest dla Państwa jasne, z przyjemnością wyjaśnimy każde pojęcie lub fragment tekstu. Ewentualne pytania prosimy kierować na kontaktowy adres e-mail podany poniżej w punkcie 1.

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Firma: DIBAQ POLSKA Sp. z o.o. z siedzibą w Wałbrzychu 58-300 przy ul. Mazowieckiej 3, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego  pod nr KRS 0000147387, NIP: 8862247599, o kapitale zakładowym w wysokości 1045000,00 zł  (zwana dalej „Spółką“ lub „Administratorem”).

Kontaktowy adres e-mail:  Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Telefon: 74 848 56 59

Spółka nie jest zobowiązana do powołania inspektora ochrony danych osobowych ani do powoływania tego stanowiska dobrowolnie. Administrator gromadzi i zarządza Państwa danymi oraz ponosi odpowiedzialność za ich właściwe i zgodne z prawem przetwarzanie. Mogą Państwo egzekwować swoje prawa wobec Administratora w przedstawiony dalej sposób.

2. DANE, KTÓRE PRZETWARZAMY, CEL I POWODY ICH PRZETWARZANIA

Spółka przetwarza dane osobowe m.in. następujących kategorii osób:

  1. kontrahenci Spółki,
  2. pracownicy kontrahentów Spółki i wykonawcy umów cywilnoprawnych zawartych z kontrahentami Spółki,
  3. klienci Spółki,
  4. pracownicy klientów Spółki oraz wykonawcy umów cywilnoprawnych zawartych z klientami Spółki.

Poza tym Spółka przetwarza dane osobowe swoich pracowników oraz osób współpracujących ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych.

Dane przetwarzamy jedynie w celu zapewnienia wysokiej jakości usług, dostarczenia zamówionych towarów czy odpowiedzi na zapytania o towary, a także w celu spełnienia warunków koniecznych wynikających z umowy dostawca-klient. Przetwarzamy Państwa dane osobowe przy użyciu następujących metod przetwarzania i do następujących celów:

2.1. Zakup oferowanego towaru

Dane identyfikacyjne i kontaktowe

Do podstawowych danych identyfikacyjnych, które przetwarzamy na Państwa temat, należą te, które przekazywane są nam w jeden z następujących sposobów:

- za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mailem) na adresy przedstawicieli handlowych,

- telefonicznie za pośrednictwem linii telefonicznych przedstawicieli handlowych,

- w pisemnych zamówieniach dostarczanych przez dostawcę usług pocztowych na adres  siedziby Spółki,

- osobiście w sklepach Spółki.

Konkretnie przetwarzamy następujące dane osobowe:

- imię i nazwisko, adres do faktury (lub inny adres dostawy),

- adres e-mail i numer telefonu,

- REGON i nr NIP - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,

- dane dotyczące dokonanych zakupów i zrealizowanych płatności.

Dane te są częścią każdego zamówienia (tj. zawartej umowy sprzedaży) i potrzebujemy ich do przetworzenia zamówienia, wysłania potwierdzenia złożonego zamówienia, wysłania informacji o planowanym terminie dostawy towarów i skontaktowania się z Państwem w trakcie procesu dostarczania zamówionego towaru. Bez nich nie moglibyśmy dostarczyć towarów. Podanie w/w danych jest zatem dobrowolne, ale odmowa ich podania skutkować będzie brakiem możliwości realizacji zamówienia.

Powód (podstawa prawna), dla którego przetwarzamy dane:

- wypełnienie zobowiązań wynikających z zawartej umowy kupna (zgodnie z art. 6 ust.1 lit. b) Rozporządzenia UE).

Dane pozyskane z wzajemnej komunikacji

Przetwarzamy dane dotyczące naszej wzajemnej komunikacji związanej z zakupem towarów lub zapotrzebowaniem na towary, takie jak np. dodatkowe wymagania dotyczące zamawianego towaru, obsługa zapytań ofertowych o określone towary, komentarze na temat świadczonych usług, komunikacja dotycząca dostawy zamówionych towarów, obsługa reklamacji itp. W ramach tej komunikacji przetwarzamy przekazane nam dane osobowe:

- imię i nazwisko, adres do faktury (lub inny adres dostawy),

- adres e-mail i numer telefonu,

- REGON i NIP - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,

- numer konta bankowego (w przypadku reklamacji, jeśli chcą Państwo otrzymać zwrot pieniędzy lub odstąpić od umowy).

Powód (podstawa prawna), dla którego przetwarzamy dane:

- spełnienie Państwa wymagań dotyczących zakupu towarów, rozpatrywanie reklamacji, odstąpienie od umowy – tj. czynności związane z realizacją umowy (zgodnie z art. 6 ust.1 lit. b) Rozporządzenia UE),

- spełnienie Państwa wymagań wynikających ze zgłoszenia zainteresowania zakupem towaru (zapytanie ofertowe), tj. podejmujemy działania przed zawarciem umowy na Państwa żądanie (zgodnie z art. 6 ust.1 lit. b) Rozporządzenia UE).

Księgowość i podatki

Gromadzimy dane identyfikacyjne i transakcyjne (w szczególności o transakcjach pieniężnych za zakup nabytych towarów, o ewentualnych zwrotach kosztów zakupionych towarów w przypadku uzasadnionych reklamacji lub odstąpienia od umowy) w celu wypełnienia obowiązków księgowych i podatkowych nałożonych przez obowiązujące przepisy prawne (w szczególności przez ustawę o rachunkowości i ustawę o podatku od towarów i usług). Są to dane, które podane są na fakturach, listach przewozowych, dowodach płatności. W związku z tym, jeśli prawo wymaga archiwizacji tych dokumentów, będziemy razem z nimi przechowywać Państwa dane osobowe, które muszą być podane w dokumentach.

Powód (podstawa prawna), dla którego przetwarzamy dane:

- wypełnianie obowiązków płynących z przepisów prawa (zgodnie z art. 6 ust.1 lit. c) Rozporządzenia UE).

Egzekwowanie (lub obrona) praw

W przypadku powstania sporu między Spółką a Państwem, będziemy przetwarzać dane osobowe niezbędne do obrony roszczeń prawnych Spółki w związku z powstałym sporem do jego zakończenia. Z reguły w tym kontekście przetwarzamy podstawowe dane klienta, dane dotyczące dostarczonych towarów, dokonanych płatności, dane z procedury reklamacyjnej, dane pozyskane w ramach wzajemnej komunikacji, dane o podjętych krokach prawnych i ich wynikach.

Powód (podstawa prawna), dla którego przetwarzamy dane:

- przetwarzanie jest niezbędne dla uzasadnionych interesów Spółki w obronie przysługujących jej roszczeń (zgodnie z art. 6 ust.1 lit. f) Rozporządzenia UE).

2.2. Komunikacja marketingowa

Komunikacja oparta na udzielonej zgodzie

Udzielenie zgody jest DOBROWOLNE i mogą Państwo wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody ma wpływ tylko na przyszłość, a zatem jej wycofanie nie narusza legalności wcześniejszego przetwarzania danych osobowych na podstawie udzielonej zgody.

W przypadku braku zgody na przesyłanie ofert marketingowych, nie będą Państwo otrzymywać wiadomości o nowościach w ofercie towarów, ofertach promocyjnych lub podobnych informacji marketingowych. Brak zgody nie ma żadnego wpływu na możliwość zamawiania towarów lub korzystanie z innych oferowanych usług.

Udzielona zgoda jest ważna przez okres 5 lat (lub, oczywiście, do momentu jej wycofania). W celu identyfikacji osoby, która udzieliła nam zgody, wymagamy podania imienia i nazwiska, daty urodzenia, miejsca zamieszkania i adresu e-mail w celu przesłania ofert marketingowych. Tym samym w tym przypadku podstawą prawną dla składania ofert marketingowych jest Państwa zgoda, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia UE.

2.3. Zawieranie i realizacja umowy klient-dostawca

W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Spółki, musimy zawierać takie stosunki prawne w relacji klient-dostawca, które są związane z naszą działalnością biznesową (np. dostawcami materiałów, towarów i usług, przewoźnikami, wynajmującymi pomieszczenia, zewnętrznymi dostawcami usług IT, doradcami podatkowymi itp.). W tym celu przetwarzamy jedynie minimalną ilość danych osobowych (jeśli dostarczane są nam dane kontaktowe, takie jak e-mail lub numer telefonu, ew. REGON i NIP w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą), które są bezpośrednio związane z zawartą umową i wypełnieniem jej postanowień. W związku z tym przechowujemy dane osobowe jedynie na czas trwania umowy (lub w celu wypełnienia obowiązków prawnych wynikających w szczególności z przepisów podatkowych lub księgowych).

2.4. Pliki cookies

W trakcie korzystania ze strony internetowej www.fitmin.pl zarządzanej przez Spółkę, Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane za pośrednictwem plików cookies. Szczegółowe informacje na temat plików cookies i innych technologii śledzenia używanych na naszej stronie znajdą Państwo w sekcji Informacje o plikach cookies. W Informacjach o plikach cookies znajdą Państwo informacje na temat sposobu blokowania plików cookies i technologii śledzenia.

3. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY PAŃSTWA DANE OSOBOWE?

Spółka przetwarza dane osobowe przez minimalny czas wymagany do przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe klientów i dostawców

Przetwarzamy dane osobowe naszych klientów i dostawców przez czas trwania umowy, która jest powodem przetwarzania tych danych osobowych. Tj. w przypadku zawarcia umowy zakupu będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe do momentu upłynięcia terminu na dochodzenie praw z tytułu wad na zakupionym towarze, a w razie takiej potrzeby – do upływu terminu niezbędnego do dochodzenia roszczeń Spółki.

Dane osobowe przetwarzane ze względu na ustawę o rachunkowości i przepisy podatkowe przetwarzamy przez  okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

W przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych – przetwarzanie tych danych obowiązuje przez okres 5 lat liczony od daty wyrażenia zgody lub do dnia wycofania zgody.

Po upływie okresu przedawnienia możliwych roszczeń Spółki, Państwa dane w tym zakresie zostaną usunięte (wersja papierowa zgody) lub poddane anonimizacji (dane zamienią się w kod/szyfr uniemożliwiający ustalenie osoby, do której należą dane).

Pozostałe dane osobowe

Przetwarzamy dane osobowe uzyskane za Państwa pisemną zgodą na czas ważności zgody (tj. jeśli zgoda zostanie udzielona dla celów marketingowych lub udziału w ankietach i konkursach przez okres 5 lat lub do momentu wycofania zgody).

4. ŹRÓDŁA DANYCH OSOBOWYCH

Przetwarzamy tylko te dane osobowe, które otrzymaliśmy lub uzyskaliśmy od Państwa w ramach komunikacji podczas przetwarzania zamówień lub w związku z Państwa działalnością związaną z realizacją zamówień na towary.

Nie wyszukujemy i nie przetwarzamy danych osobowych z publicznych źródeł. 

5. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Zarządzamy Państwa danymi osobowymi wewnątrz firmy i nie przekazujemy ich osobom trzecim, chyba że jest to konieczne. Taka potrzeba może pojawić się w przypadku zewnętrznych dostawców/usługodawców, takich jak przewoźnicy zamówionych przez Państwa towarów, dostawcy usług IT, usług prawnych, usług sieciowych, firmy rozpowszechniające informacje handlowe itp. W takim przypadku z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe są zawierane umowy, które zapewniają bezpieczeństwo danych osobowych przekazywanych zgodnie z Rozporządzeniem UE. Siedziba dostawców usług IT znajduje się w ramach UE, a dane osobowe nie są przekazywane poza UE.

Niektóre organy administracji państwowej są uprawnione do żądania informacji o Państwu ad hoc (np. policja, Inspekcja Handlowa, organy kontroli finansowej) w celu wypełnienia swoich obowiązków prawnych. Udostępniamy dane tylko wtedy, gdy prawo dopuszcza takie żądanie.

6. JAKIE MAJĄ PAŃSTWO PRAWA?

A. Prawo dostępu do danych osobowych

Mają Państwo prawo dostępu do wszystkich przetwarzanych danych osobowych. Na Państwa prośbę dostarczymy kopię przetworzonych danych osobowych w formacie do odczytu komputerowego lub umożliwimy podgląd umowy i innych dołączonych do niej dokumentów.

B. Prawo do sprostowania danych osobowych

Mają Państwo prawo do sprostowania swoich danych osobowych, jeżeli dane przetwarzane przez Administratora są nieprawidłowe lub niekompletne. Korektę naniesiemy po zweryfikowaniu zmienionych danych (np. z nowego dokumentu tożsamości).

C. Prawo do usunięcia danych osobowych

Mają Państwo prawo do usunięcia swoich danych osobowych, zwłaszcza w sytuacji, kiedy będą one przetwarzane niezgodnie z prawem, zostanie przez Państwa cofnięta zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz w innych przypadkach określonych w art. 17 RODO.

D. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych

Mają Państwo prawo do zablokowania swoich danych osobowych zgodnie z warunkami określonymi w art. 18 Rozporządzenia UE (w szczególności jeśli zostanie wniesiony sprzeciw, istnieje spór o zasadność przetwarzania danych).

E. Prawo do przenoszenia danych osobowych

Mają Państwo prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe dotyczące Państwa, przekazane Spółce oraz prawo przesłania tych danych osobowych innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Spółki (o ile jest to technicznie możliwe), jeżeli:

  1. przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej przez Państwa zgody, w myśl art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub na podstawie zawartej ze Spółką umowy, w myśl art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
  2. przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

F. Prawo do wycofania udzielonej zgody

Jeśli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach, mają Państwo prawo wycofać tę zgodę w dowolnym momencie.

G. Prawo do niepodlegania automatycznemu podejmowaniu decyzji

Mają Państwo prawo nie podlegać żadnej decyzji opartej wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które miałoby dla Państwa skutki prawne lub miało na Państwa znaczący wpływ. Nasza Spółka nie dokonuje automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania.

H. Prawo do zgłoszenia sprzeciwu

Mają Państwo prawo zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora lub wobec przetwarzania danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego (wysyłanie newsletterów, wysyłanie niezamówionych ofert handlowych).

I. Prawo do złożenia skargi

W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do złożenia skargi do naszej Spółki lub prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jak korzystać ze swoich praw?

Jeśli Państwo wyrażą wole skorzystania z wyżej wymienionych uprawnień należy skontaktować się z Administratorem danych:

  1. odwiedzając osobiście siedzibę Spółki,
  2. pisemnie, za pośrednictwem poczty,
  3. pocztą elektroniczną na adres email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

Jesteśmy zobowiązani do bezpłatnego poinformowania Państwa o podjętych środkach bez zbędnej zwłoki, w ciągu miesiąca od otrzymania Państwa wniosku. Termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, jeżeli będzie to konieczne z uwagi na złożoność i liczbę wniosków. Jeśli nie spełnimy Państwa prośby, natychmiast poinformujemy Państwa (najpóźniej do jednego miesiąca) o przyczynach odmowy.

W niektórych przypadkach określonych w przepisach nie jesteśmy zobowiązani do spełnienie wymagań zawartych we wniosku w całości lub w ich części. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy wniosek jest wyraźnie nieuzasadniony lub nieproporcjonalny, w szczególności jeśli się powtarza. W takich przypadkach możemy: (i) nałożyć odpowiednią opłatę za koszty administracyjne lub (ii) odmówić zastosowania się do wniosku.

7. Organ nadzorujący przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych

Informujemy Państwa, że mają Państwo prawo do wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

top

2YoutubeL

logo instagram

2FaceBookL

?>